Minggu, 23 Agustus 2009

TUGAS POKOK PERENCANAAN

Dari uraian-uraian tentang beberapa pengertian perencanaan dan implementasinya dalam Perencanaan SDM tersebut di atas, jelas bahwa perencanaan merupakan kegiatan pembuatan keputusan tentang masa depan dan cara mewujudkannya di suatu llingkungan tertentu, khususnya sebuah organisasi dibidang bisnis. Sehubungan dengan itu pembahasan tentang tugas pokok perencanaan sebagai kegiatan pengambilan keputusan dalam uraian ini pada dasarnya menempatkan perencanaan sebagai suatu disiplin ilmu, bukan sebagai salah satu fungsi manajemen. Dengan demikian pembahasannya tidak dihubungkan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya.
Ketiga tugas pokok perencanaan yang dimaksud adalah sebagai berikut :
Tugas Persiapan dan/Eksplenatif
Perencanaan suatu bidang/aspek suatu kehidupan tertentu harus dimulai atau bertolak dari kondisinya pada saat sekarang. Untuk mengetahui kondisi itu diperlukan kegiatan menghimpun informasi atau data dengan mengidentifikasi kondisi bidang/aspek tersebut, agar jelas yang mana diantaranya yang perlu dimasukkan dalam perencanaan, baik untuk diadakan jika belum ada maupun yang perlu diperbaiki atau disempurnakan atau diganti dengan sesuatu yang baru. Kegiatan mengidentifikasi dengan menghimpun data dan informasi dimaksudkan adalah tugas eksplanatif sebagai kegiatan awal perencanaan. Dengan kata lain tujuan dari kegiatan pertama dalam perencanaan ini adalah untuk menjelaskan ( explanation ) kondisi awal bidang atau masalah yang akan dijelajahi sebuah perencanaan.
Data atau informasi yang diperlukan untuk keperluan tersebut, di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan yang baik/sehat, biasanya sudah tersedia di dalam Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) termasuk di dalamnya informasi mengenai SDM. Data/informasi itu perlu dianalisis untuk menemukan dan memilih alternative yang dapat ditetapkan dalam perencanaan sebagai keputusan. Di antaranya adalah tentang tujuan yang hendak di capai, program atau kegiatan pemecahan masalah yang akan dilaksanakan, baik masalah yang dihadapi sekarang maupun yang diprediksi akan dihadapi di masa datang. Alternatif itu sebagaimana telah dijelaskan di atas, pada dasarnya berbentuk pilihan program atau kegiatan dalam memperbaiki, merubah, meningkatkan atau menyempurnakan kondisi awal bidang yang tercakup dalam sebuah perencanaan, sesuai dengan kondisi organisasi/perusahaan yang di inginkan di masa depan.
Kegiatan yang diuraikan di atas pada dasarnya merupakan langkah persiapan yang hasilnya disebut perencanaan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan di masa depan, yang terarah pada tujuan organisasi/perusahaan.
Tugas ini disebut juga tugas orientasi atau kegiatan evaluasi diri yang dilakukan untuk mengenali bidang atau masalah yang akan dijelajahi oleh perencanaan yang akan dirumuskan. Orientasi atau evaluasi diri dilakukan antara lin terhadap ruang llingkup, kekuatan dan kelemahan organisasi/perusahaan, peluang yang dapat dimanfaatkan, hambatan yang dihadapi, sumber daya yang dimiliki dll sebagai informasi untuk memperjelas kondisi awal organisasi/perusahaan. Kegiatan Orientasi atau Evaluasi Diri hasilnya dapat dianalisis dengan mempergunakan analisis statistika atau sekurang-kurangnya dengan mempergunakan Analisis SWOT ( Strength/kekuatan/Weakness/kelemahan, Opportunity/kesempatan dan Threath/hambatan) yang masih akan dijelaskan dalam uraian pada bagian lain buku ini juga.
Tugas eksplanatif ini jika diimplementasikan dalam Perencanaan SDM sangat khusus sifatnya karena telah memiliki beberapa model analisis yang siap dipergunakan, di antaranya disebut Audit SDM atau Work Forces Analysis, Analisis Beban Kerja atau Work Load Analysis terutama dalam bentuk Evaluasi Pekerjaan ( Job Evaluation ), Analisis Sumber Tenaga Kerja Internal dll, yang akan dibahas dalam bab-bab berikutnya.

Tugas Prediktif
Perencanaan pada dasarnya merupakan kegiatan memprediksi suatu kondisi masa depan yang diinginkan, berbeda dari kondisinya di masa sekarang. Prediksi itu pada dasarnya merupakan kegiatan memilih alternative mengenai kondisi organisasi/perusahaan yang ideal di masa mendatang. Prediksi harus bersifat realistis berupa kondisi masa depan yang diperkirakan dapat diwujudkan. Untuk itu harus dihindari memprediksi kondisi masa depan yang tidak mungkin dicapai, sehingga menjadi khayalan yang tidak dapat diwujudkan. Dengan demikian berarti juga harus dimiliki kemampuan dan cara atau strategi mencapainya, atau sebaliknya harus dihindari pelaksanaan kegiatan yang diprediksi tidak relevan dengan kondisi yang ingin dicapai. Strategi atau cara dan program untuk mencapai kondisi yang diprediksi dan dipilih untuk diwujudkan di masa depan pada dasarnya adalah perubahan, perbaikan, penyempurnaan dan bahkan mungkin mengganti kondisi masa sekarang yang dinilai tidak sesuai lagi atau yang sifatnya kurang atau tidak menguntungkan lagi bagi organisasi/perusahaan. Berdasarkan uraian di atas berarti juga kondisi masa depan yang diprediksi sebagai kondisi yang ingin diwujudkan dapat disebut sebagai tujuan perencanaan.
Tugas prediksi seperti diuraikan di atas harus di lakukan secara cermat dan realistic, agar benar-benar dapat dilaksanakan dan tujuan-tujuannya dapat dicapai secara efektif dan efisien. Untuk itu tugas perencanaan yang pertama seperti diuraikan terdahulu harus dilaksanakan secara baik, agar informasi atau data yang digunakan untuk mengetahui kondisi sekarang yang perlu dirubah, diperbaiki, diadakan dan/atau disempurnakan menjadi jelas, dan penetapan prediksi kondisi yang diinginkan di masa depan tidak keliru.


Tugas Kontrol
Tujuan perencanaan yang akan diwujudkan di masa depan pada dasarnya merupakan control terhadap kondisi yang akan terjadi/dicapai di masa depan. Demikian juga pemilihan program dan kegiatan untuk mewujudkan tujuan tersebut, pada dasarnya merupakan control masa depan agar dapat menghindari terjadi atau terwujudnya kondisi yang tidak diinginkan. Untuk itu program-program dan/atau kegiatan-kegiatannya harus dipilih yang paling relevan sebagai kegiatan control, agar tidak berdampak merugikan dan menimbulkan konsekwensi terjadinya kondisi yang tidak diinginkan.
Perencanaan sebagai kegiatan control sangat penting bagi setiap dan semua organisasi/perusahaan karena berpengaruh langsung pada usaha mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya. Kemampuan memilih dan melaksanakan kegiatan bisnis sebagai control masa depan di lingkungan organisasi/perusahaan berpengaruh langsung pada kondisi kompetitifnya dalam mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya. Untuk itu kemampuan tersebut harus diwujudkan dalam penyusunan perencanaan bisnis yang berisi program dan kegiatan yang lebih baik dari competitor yang terdapat di wilayah operasional bisnis yang sama.
Dengan memperhatikan uraian-uraian di atas dapat disimpulkan bahwa esensi perencanaan mencakup empat substansi sebagai berikut :
Perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan dengan memilah dan memilih program-program atau kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan kondisi masa depan yang diinginkan.
Perencanaan adalah respon terhadap masalah atau kondisi masa kini ( sekarang ) yang belum atau tidak memuaskan, yang harus dirubah, diperbaiki, disempurnakan bahkan mungkin diganti dengan kondisi yang lebih memuaskan.
Perencanaan dirumuskan oleh manusia dan harus dilaksanakan oleh manusia sebagai sumber daya. Untuk itu setiap organisasi yang bergerak dibidang bisnis sangat perlu melaksanakan kegiatan Perencanaan SDM agar di lingkungannya selalu tersedia sumber daya manusia yang mampu mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya.
Perencanaan SDM di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan, harus menghasilkan SDM yang memiliki kemampuan melaksanakan ketiga tigas pokok perencanaan agar tidak terjadi pemborosan yang merugikan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar